Neues zu "Lohn + Personal 7" (aktuelle Version) Gegenüber der "alten" Version 6 hat u.a. geändert (die Aufzählung ist nicht abschliessend; die letzten Ergänzungen finden Sie unter "Version 7"): 1 Allgemein 1.1 Mandanten Für jeden Mandanten wird ein eigenes Verzeichnis angelegt, sodass zahlreiche Einstellungen automatisch mandantenspezifisch angelegt werden können. Z.B. kann es im Personalstamm Felder geben, die wohl beim einen Mandanten, nicht aber bei andern vorkommen. 1.2 Mehrere offene Programme Mehrere Programme können gleichzeitig auf demselben Computer gestartet werden, z.B. Personaldaten und Bankendaten, um zwischen diesen Programmen zu wechseln, ohne eines der Programm erst schliessen zu müssen. 1.3 Keine exklusiven Programme Es gibt keine allgemeinen Programme mehr, die exklusiv auf die Daten zugreifen (alle andern Programme, auch von andern Benutzern, mussten dazu geschlossen sein, z.B. Lohnarten). Ausnahmen sind "Lohnarten ändern" und "Reorganisieren". 1.4 Benutzereigene Einstellungen Für jeden Benutzer wird eine eigene Parameter-Datei geführt, in welcher sich seine bevorzugten Parameter befinden, z.B. Farben, Sprache, zuletzt eingestellte Hierarchie (Firma, Mandant) usw. Dabei spielt es keine Rolle, von welchem Arbeitsplatz aus sich ein Benutzer anmeldet, er erhält immer seine bevorzugten Einstellungen. Dies gestattet es auch, für verschiedene Benutzer unterschiedliche Verarbeitungen festzulegen. Grundsätzlich verwenden wir immer die grösstmöglichen Schriften in den Bildschirmen, um die Augen der Benutzer zu schonen. 1.5 Beliebige Anzahl gleichzeitig offener Bildschirme Die bisherige Begrenzung der Anzahl offener Bildschirme, insbesondere in Personaldaten, in Windows 3.1, 95 und 98, ist aufgehoben. Wie bisher in Windows NT können beliebig viele Bildschirme gleichzeitig geöffnet werden. 1.6 Anpassung an Bildschirmauflösung (800x640, 1024x800 usw.) Die Bildschirme sind nun zwar auf 800 x 640 eingestellt, nützen aber die höheren Bildschirmauflösungen sinnvoll aus, indem z.B. Tabellen automatisch grösser dargestellt werden, was die Handhabung wesentlich vereinfachen kann. 1.7 Verändern von Farben und Grössen in Bildschirmen Der Benutzer kann mit einem Popup-Menu die einzelnen Bildschirmteile in der Farbe und Grösse verändern; zudem sind eine ganze Reihe weiterer Einstellungen vom Benutzer aus möglich, z.B. Funktion und Namen von Datenfeldern ändern und neue Datenfelder anlegen. 1.8 Hilfe Die für die Version 6 angekündigten Hilfemöglichkeiten werden nun ausprogrammiert, z.B. Handbuch direkt am Bildschirm. 1.9 Datenrekonstruktion, Sicherheit (!!) Für alle Änderungen der Daten werden Protokolldaten angelegt. Dies erlaubt, bei Problemen auf eine, z.B. 2 Monate alte, Datensicherung zurückzugreifen und sämtliche Datenänderungen der Zwischenzeit automatisch aus den Protokolldateien zu rekonstruieren. So können keine Daten verloren gehen, auch wenn sich ein Datenproblem erst lange Zeit nach dem Eintreten der Datenbeschädigung zeigen sollte. 1.10 Zwischenablage (Daten für Formulardruck sammeln) Eine integrierte Zwischenablage erlaubt es, z.B. aus dem Programm "Personal" mehrere Felder hintereinander in eine Zwischenablage zu klicken, dann ein Formular aufzurufen und mit einem Mausklick alle aufgepickten Felder ins Formular einzusetzen. Damit drucken Sie eine einzelne Etikette oder ein Formular in wenigen Sekunden mit wenigen Mausklicks oder Tastendrucken! 1.11 Passwortverwaltung Während bisher Menus, Bildschirme, Funktionen und Felder einzeln für ein einzelnes Benutzerpasswort zugelassen oder gesperrt werden konnten, können diese Bildschirmobjekte nun einzeln auch mit der Zugriffsstufe verknüpft werden. (Jedem Mitarbeiter im Personalstamm kann eine Zugriffsstufe von 0 bis 99 mitgegeben werden und der Benutzer darf nur Mitarbeiter mit bestimmten Zugriffsstufen verwalten). Beim Aufruf einer Personalnummer im Programm "Personaldaten" werden nun alle Felder gemäss der Zugriffsstufe der aufgerufenen Personalnummer eingestellt, heikle Felder also z.B. auf "nicht sichtbar" oder "nur lesen". Somit muss nicht mehr eine ganze Personalnummer für ein Passwort zugelassen oder gesperrt werden, sondern nur die kritischen Felder oder Bildschirme. 2 Drucken 2.1 Masse in Millimetern Die bisherige, etwas umständliche Einstellung von Formularen und Listen durch das Jonglieren mit Pixeln, z.B. zum Einstellen der Ränder, die sich bei der Änderung der Druckerauflösung zudem verändern, fällt komplett weg. Alle Masse werden nun in Millimetern geführt. 3 Programme 3.1 Personaldaten 3.1.1 Farbliche Markierungen Vom Benutzer geänderte Felder werden gelb hinterlegt, Felder zum Löschen rot, und Felder, deren Inhalt erst in Zukunft gültig wird, blau oder blaugrün. Somit ist gut sichtbar, ob gespeichert werden muss. Allerdings wird der Knopf "Speichern" gelb umrahmt, sobald eine Änderung zum Speichern ansteht. 3.1.2 Saldofelder Die Handhabung von Saldofeldern ist drastisch vereinfacht. Änderungen geschehen nun in einer Tabelle, die die Einträge aller Monate zeigt und ein "Blättern" durch die Vorjahre zulässt. 3.1.3 Löschen von Feldern Das Löschen von Feldern, insbesondere solcher mit mehreren geschichtlichen Einträgen, ist drastisch vereinfacht: der zu löschende Eintrag wird in einer Tabelle angeklickt, auch wenn er zwischen andern "alten" Einträgen steht. 3.1.4 Kalender Der Kalenderbildschirm enthält eine zusätzliche Tabelle, in welcher pro Monat ein Korrekturbetrag erfasst werden kann, z.B. für Ferienanspruchsanpassung bei wechselnder Teilzeit, und zudem ein Quertotal, das die erfassten Absenzen (Ferien, Krankheit, Unfall, Militär, Kurse usw.) als Zahl anzeigt. 3.1.5 Tabelle mit Personalnummern und Namen Eine kleine Tabelle mit Personalnummern und Personalnamen und allenfalls der "Kostenstelle" kann die ganze Zeit über auf dem Bildschirm sichtbar sein, um Nummern oder Namen schnell nachzusehen. Sie ist nach Bedarf sortierbar. (Bild Personalfenster). Daten daraus können mit Mausklicks über eine mehrstufige Zwischenablage in andere Programme übertragen werden. Eine analoge Tabelle gibt es für den Bankenstamm. 3.2 Lohnprogramm 3.2.1 Mehrere Abrechnungstypen im selben Monat Die Verwendung von mehreren Abrechnungsläufen im selben Monat, z.B. Normalabrechnung und Gratifikationsabrechnung im Dezember, gab Probleme, wenn die Reihenfolge der Abrechnungsläufe unsorgfältig gewählt wurde, weil die Jahresausgleichsberechnung nie einen später angelegten Abrechnungslauf berücksichtigt hat. Nun merkt sich eine Abrechnung, ob sie für die Jahresausgleichsberechnung eine später im Monat liegende bestehende Abrechnung mitberücksichtigt hat. Das Problem ist, dass eine bestehende Lohnabrechnung bei weiteren Aufrufen immer dasselbe Resultat liefern muss, unabhängig davon, ob vorher oder nachher eine zweite (oder dritte) Abrechnung im selben Monat erstellt worden ist. Jede Abrechnung merkt sich auch, ob sie mit oder ohne Jahresausgleichsberechnung erstellt worden ist und reagiert beim Wiederaufruf entsprechend. 3.2.2 Inividueller Kommentar In den Personaldaten kann ein besonderer Memotext erfasst werden, der als individueller Kommentar auf die Lohnabrechnung gedruckt wird. Ein individueller Kommentar kann nun direkt in der Vorerfassung mitgegeben werden. 3.2.3 Genereller Kommentar in mehreren Sprachen Genereller Kommentar kann nun in mehreren Sprachen eingegeben werden. Die einzelne Abrechnung nimmt beim Drucken den zu ihrer Sprache gehörigen allgemeinen Kommentar. 3.2.4 Besondere Bemerkungen Beim Druck der Lohnabrechnungen können nun automatisch je nach "Ereignis" zusätzliche Bemerkungen ausgegeben werden, z.B. bei Eintritt eine Begrüssungsbemerkung oder beim Austritt eine Bemerkung über den Ablauf der Versicherungsdeckung. 3.3 Listen 3.3.1 Ränder, Masse Die Ränder in Listen sind nun immer in Millimetern anzugeben. Sie werden auf dem Bildschirm und auf verschiedensten Druckern immer gleich ausgegeben. 3.3.2 Schalter für ausgetretene Mitarbeiter Die Schalter (bisher "Filter") zum Auswählen von allen, ausgetretenen oder aktiven Mitarbeitern funktionieren nun immer übergeordnet zu einer allenfalls vorhandenen Auswahl. 3.3.3 Vordefinierte Sortierung und Auswahl Bereits einmal festgelegte Sortierungen und Auswahlen können beliebig gespeichert und wiederbenutzt werden. 3.3.4 Auswahl von Nummer von … bis und Hierarchie für einfache Listen Für einfache (Personal-)Listen musste eine Begrenzung des Personalnummernbereichs im Bildschirm "Auswahl" eingetragen und gespeichert werden, was z.B. für Stammblätter recht umständlich ist. Nun kann die Auswahl "fliegend" getroffen werden; auch die Hierarchie kann fallweise ausgewählt werden, ohne den Auswahlbildschirm ändern zu müssen.. 3.3.5 Schriften und Farben Jedes Druckfeld kann nun eine eigene Schrift (Art, Grösse, Stil, Farbe) bekommen, welche durch den Schriftwahldialog ausgewählt werden kann. Die Spaltenüberschrift kann eine eigene Schrift verwenden. 3.3.6 Listenvorschau ohne Speichern in Datenbank Zum Ausprobieren von Änderungen in bestehenden Listen muss eine Änderung nicht zwingend gespeichert werden, um wirksam zu sein (damit muss eine bestehende Liste nicht verändert werden, nur um mal schnell etwas auszuprobieren). 3.3.7 WYSIWYG (What you see is what you get) Die Vorschau auf dem Bildschirm müsste nun genau dem Ausdruck auf dem Drucker entsprechen, auch für komplizierte zusammengesetze Felder. 3.3.8 Sprachen Felder können nun weitergehend und einfacher als bisher in der gewählten Drucksprache ausgegeben werden. 3.3.9 Verschieben und Kopieren gewählter Felder Gewählte Felder können nun an andere Stelle verschoben oder kopiert werden, statt diese zu löschen und an anderer Stelle einzufügen. 3.3.10 Import + Export Ein einfach zu bedienendes neues Importprogramm erlaubt vielfältiges Einlesen von externen Ascii-, Excel- oder Worddateien, ohne dass für den Einzelfall eine Zeile neu programmiert werden müsste. Dies erlaubt, zusammen mit den neuen Exportmöglichkeiten, einen schnellen Datenaustausch und Datenabgleich zwischen unsern Lohnprogrammen und externen Datenbeständen. Ausgaben (aus Listenprogramm) können direkt als Exceltabelle oder Word-Datei ausgegeben werden, z.B. für Etiketten, Serienbriefe oder zum Datenabgleich, wobei auch bestehende Exceltabellen ergänzt werden können. Selbst wenn die Exceltabelle keine Personalnummern enthält, positioniert das Programm nach Name und Vorname! Ausgaben von Listen als HTML-Dokumente erlauben, diese mit einem Internet-Browser weiterzuverarbeiten, zu drucken, zu versenden oder übers Netz abzurufen. 3.3.11 Neue Möglichkeiten Neu sind Einbezug von Bildern, Listenkopf, Seiten- und Listenfuss, Bundrand (linker / rechter Rand auf geraden / ungeraden Seiten vertauscht), usw. 3.3.12 Print Screens (Bildschirmausdrucke) Im Programm "Personal" können nun einzelne oder mehrere Bildschirme mit einem Tastendruck auf dem Drucker ausgegeben werden, ohne ein Print-Screen-Programm oder die Zwischenablage zu benutzen. Insbesondere können damit für einzelne Personen vom Bildschirm "Kalender" mit einem Tastendruck Abbilder gedruckt werden. Es gibt auch eine Verarbeitung, mit der über beliebige Personen mehrere Bildschirmabbilder zum Drucker geschickt werden können. 3.4 Vorerfassung 3.4.1 Import von Daten Der Import wird übersichtlicher dargestellt und lässt sehr viel weitergehende Parametrierung zu. 3.4.2 Lohnarttext überschreiben Der Lohnarttext kann bereits bei der Wahl einer Lohnart überschrieben werden, also statt "420 Vorschuss" z.B. "420 Ihr Vorausbezug vom 1.4.01". 3.4.3 Individueller Kommentar Ein individueller Kommentar, der auf die Lohnabrechnung gedruckt wird, kann bereits in der Vorerfassung erfasst werden. 3.4.4 Zählfelder In zwei Zählfeldern werden die Eingaben des Benutzers addiert, auf dem einen die Frankenbeträge, auf dem andern die Mengen, z.B. Anzahl Stunden. 3.4.5 Vormonatseinträge anzeigen In einer Tabelle können die Vormonatseinträge zur gerade aktiven Personalnummer angezeigt werden. Dies ist sehr praktisch zur Kontrolle, wenn ein Mitarbeiter jeden Monat einige bestimmte Lohnarten in der Vorerfassung haben muss. Damit ist die Gefahr, dass Lohnarten vergessen werden, wesentlich kleiner. 3.5 Auswertungen 3.5.1 Alle Auswertungen in einem Programm zusammengefasst Statt für die einzelnen Bereiche von Auswertungen einzelne Programme aufzurufen, sind nun alle Auswertungen in einem einzigen Programm, das für die benötigten Auswertungen Register aufweist (Firmensummen / Buchungsbeleg, Auszahlung, eigentliche Auswertungen wie AHV, SUVA, Kinderzulagen, Quellensteuer, PK, Spesen, KK usw., Lohnkonti, Lohnausweise, BIGA, ASM, Vorerfassungslisten usw.). Dies ermöglicht, mit einem Aufruf mehrere Auswertungen gleichzeitig zu starten und in der Zwischenzeit eine längere Kaffeepause zu machen oder - jenachdem - das Archiv gründlich aufzuräumen. 3.5.2 Auswahl speicherbar In den Auswertungen können beliebig viele Gruppen von Auswahlkriterien gespeichert werden, sodass diese bei weiteren Durchläufen einfach abzurufen sind. Beispiel: Für den Durchlauf für Firma A werden die zugehörigen Kriterien für Haupt-, Abteilungen und Unterabteilungen in einer Auswahl "Firma A mit Abteilungen" gespeichert; diese kann bei einem weiteren Durchlauf abgerufen werden. Kosten für Umrüstung von Version 6 auf Version 7: Mit Wartungsvertrag: Programm-Lizenz und Umrüstung von Standardfunktionen sind im Wartungsvertrag enthalten. Zusatzaufwand für Schulung, Erweiterungen, Umrüstung von individuellen Ausbauten werden nach Aufwand abgerechnet. Ohne Wartungsvertrag: Gemäss Preisliste für die aktuelle Version 7 plus Einrichtungsaufwand und Aufwand für die Datenübernahme. Kosten für Umrüstung von Versionen 5 und kleiner auf Version 7: Gemäss Preisliste für die aktuelle Version 7 plus Einrichtungsaufwand und Aufwand für die Datenübernahme. SUVA-Test: Ein (interner) SUVA-Test war erfolgreich. Alle Testfälle - auch solche mit Aufrechnungen - liefern die richtigen Resultate. Neues zu "Lohn + Personal 7.x" Gegenüber der Version 7.1 ist für 7.2 vorgesehen: Hilfesystem mit Musterabläufen Eigene Hilfetexte, z.B. pro Programm, um besonders kritische Aspekte direkt notieren und jederzeit abrufen zu können (statt auf Blätter zu notieren, die dann eh nicht zur Hand sind). Erweiterte Auswertungen von Absenzen Weitere Auswertungen von Vorerfassungsdaten für BEBU, Rechnungsstellung (an Kunden), Lohnkosten usw. Alle Ausgaben sollen zusätzlich zu Ausgabe auf Papier oder in Dateien als HTML-Formular möglich sein. Dies erlaubt ein Weiterverarbeiten mit jedem Web-Browser - lesen, ergänzen, drucken, versenden, importieren - im Intranet oder im Internet. Verstärkte Datenkontrolle: mit einem Kontrollprogramm kann der Benutzer (regelmässig) die Integrität der Daten prüfen. So kann sich nicht erst bei einer Jahresendverarbeitung herausstellen, dass Daten fehlerhaft sind. Ein Rückgriff auf Sicherungen ist nach längerer Zeit mit der neuen Protokollierung zwar möglich, aber aufwendiger. Eine weitere Kontrolle prüft die Plausibilität der Lohnabrechnungen: sind alle Stamm- und Vorerfassungsdaten berücksichtigt worden? Sind die Abrechnungen nach Änderung von Lohnarten noch konsistent? Ausbau zum direkten Fakturieren der Leistungen der Mitarbeiter an Dritte (z.B. für Temporärfirmen) mit Kundendatei, Druck der Rechnungen, Führen von "Offenen Posten", Registrieren der Zahlungseingänge, Mahnwesen und Auswertungen, z.B. für Margenüberwachung. Geplant, bei Bedarf. Gegenüber der Version 7.2 ist für 7.3 vorgesehen: Stellenbewirtschaftung (wer eignet sich für welche Stelle aufgrund von Stellenanforderungen und Ausbildung) Ausbildungskontrolle (hat ein Mitarbeiter die Weiterbildung erfahren, die für die belegte Stelle vorgesehen ist, ist er für Weiterbildung vorzumerken usw.) Direkter Mailversand aus den Programmen Geplant bei Bedarf.